¿Cómo lograr una comunicación efectiva para llevar a cabo un proyecto? - Exxa Consulting

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La importancia de tener una buena comunicación efectiva se ha convertido en algo indispensable sobre todo para lograr el éxito en los proyectos. Podemos llegar a un punto de riesgo si nuestra comunicación efectiva no se da como debería y posiblemente esto nos pueda llevar al fracaso.

 

La comunicación es un factor muy importante en la gestión de proyectos de las organizaciones. Cuando existe comunicación efectiva, evitamos caer en muchos errores y riesgos que se presentan cuando no se maneja la información correcta, esto hará que se generen malos entendidos, las prioridades no serán atendidas a tiempo, lo cual conlleva a no tener órdenes claras para el buen funcionamiento de todas las áreas de una organización.

Una correcta comunicación efectiva permite que entre los trabajadores de la organización se genere un ambiente de confianza, respeto y sobre todo compromiso para alcanzar los objetivos planteados. Gracias al fortalecimiento de las relaciones laborales, el trabajo en equipo al momento de desarrollar y diseñar proyectos, sera mucho más eficaz y preciso, ya que hemos manejado información clara desde el primer momento. 

   

      Comunicación Efectiva en una organización

 

Para reforzar todo lo dicho anteriormente, vamos a citar la mención que hace la A Guide to the Project Management Body of Knowledge, sobre la comunicación efectiva en la gestión de proyectos: 

“La gestión de las Comunicaciones del Proyecto incluye los procesos requeridos para garantizar que la generación, la recopilación, la distribución, el almacenamiento, la recuperación y la disposición final de la información del proyecto sean adecuados y oportunos. Los directores del proyecto pasan la mayor parte del tiempo comunicándose con los miembros del equipo y otros interesados en el proyecto, tanto si son internos (en todos los niveles de la organización) como externos a la misma. Una comunicación eficaz crea un puente entre los diferentes interesados involucrados en un proyecto, conectando diferentes entornos culturales y organizacionales, diferentes niveles de experiencia, y perspectivas e intereses diversos en la ejecución o resultado del proyecto”.  

Luego de entender esta importante mención, te brindamos estos consejos para ejercer una comunicación efectiva:

  • PLANIFICAR Y PREPARAR LA COMUNICACIÓN: Debemos tener claro lo que queremos transmitir, cuando y cómo hacerlo, limitarnos a la improvisación, para evitar el riesgo de decir lo que no se debe, mas importante aún, tratar en la medida de lo posible que la información no se distorsione. 

  • FEEDBACK: Es importante conocer las opiniones, sugerencias y otros puntos de vista sobre el tema o acción en discusión, con el fin de mejorarla y traer mas beneficios a la organización. Debemos estar seguros que nuestro receptor ha entendido lo que queremos transmitir.

  • UTILIZAR UN LENGUAJE SIMPLE: Es necesario facilitar la comunicación, mostrando un mensaje claro, de fácil comprensión para todos los involucrados. Diseñemos un mensaje pensando en quien lo va a recibir.

  • COMUNICAR EN EL MOMENTO ADECUADO Y CON EL FORMATO Y MEDIOS CORRECTOS: Se deben comunicar con anticipación todas las ordenes y requerimientos a cumplir para no tener problemas con los plazos de entrega y el tiempo para llevar a cabo un buen proyecto.


Mediante una comunicación efectiva seremos capaces de evitar errores y malos entendidos, obteniendo como resultado proyectos exitosos, actividades terminadas satisfactoriamente y por supuesto el alcance de los objetivos trazados. Así que lo mejor será que trabajes no solo en la implementación de tus tareas, sino también en la correcta difusión de la comunicación para hacer una gestión de proyectos con menos riesgos y errores durante todas sus etapas. 

 

 

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