¿Por qué necesitas un software de gestión de Proyectos? - Exxa Consulting

Porque Necesitas Un Software

Las herramientas de hoja de cálculo como Excel no se diseñaron para la gestión de proyectos y los gerentes de proyecto no tenían la intención de dedicar la mayor parte de su tiempo a consolidar la información. Entonces, ¿por qué la mayoría de los gerentes de proyecto se encuentran ahogando en un océano de hojas de cálculo?

 

Por lo general, se argumenta que es un problema de costos. Las empresas intentan reducir costos al considerar las compras de software. Invierten en herramientas que tienen múltiples propósitos pero, en última instancia, no satisfacen las necesidades específicas de las personas que las usan. Este es definitivamente el caso con las herramientas de hoja de cálculo, que son adecuadas para el análisis financiero, pero más bien rudimentarias en sus capacidades de gestión de proyectos.

Si bien el uso de una herramienta de hoja de cálculo existente para la administración de proyectos puede ahorrar dinero a corto plazo, el costo resultante de la ineficiencia es mucho mayor que los dólares ahorrados.

Por cada $ 1 mil millones invertidos en los EE. UU., Se desperdiciaron $ 122 millones debido a la falta de rendimiento del proyecto.

Si el título de su trabajo dice Administrador de proyectos pero se siente más como un Administrador de hojas de cálculo, siga leyendo para aprender cómo un software de administración de proyectos puede ayudar y utilizar esta guía para argumentar a favor de invertir en una solución.


Ms Project para la Gestion de Proyectos

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¿Por qué las hojas de cálculo no funcionan para administradores de proyectos?

La carga de control de versiones

Debido a que la mayoría de las herramientas de hoja de cálculo no están basadas en la nube, los gerentes de proyecto a menudo pasan mucho tiempo intentando literalmente poner a todos en la misma página. Todos los involucrados en un trabajo contribuyen con su parte, realizando ediciones de documentos, que luego tienen que consolidarse con ediciones hechas por otros. Esta carga de crear una fuente de verdad recae en el gerente del proyecto.

Tener múltiples versiones de un archivo hace que cada vez sea más difícil entender lo que se ha hecho, lo que se debe hacer y lo que se debe hacer a continuación. A medida que el proyecto avanza, se generan más datos, contribuyendo aún más al caos. En lugar de perder tiempo agregando valor a la organización, los gerentes de proyecto se quedan estancados jugando un juego de teléfono.

Las soluciones de software de administración de proyectos casi siempre están basadas en la nube, lo que significa que los miembros del equipo y los gerentes de proyecto pueden alinearse en torno a una fuente de verdad compartida. Esto no solo elimina la carga del administrador del proyecto, sino que también puede mejorar la colaboración y, por lo tanto, la calidad del trabajo.

Sin visibilidad en el estado

Como gerente de proyecto, su trabajo consiste en mantener las iniciativas a tiempo y dentro del presupuesto, teniendo en cuenta el riesgo, comunicando hacia arriba y hacia afuera sobre el estado y brindando apoyo y orientación a quienes hacen el trabajo. Usando una hoja de cálculo, los gerentes de proyecto tienen que recopilar el estado interrumpiendo constantemente a los equipos, y luego ejecutando el proceso para actualizar el documento.

Una solución de software de gestión de proyectos puede proporcionar visibilidad del estado de un vistazo, con cada miembro del equipo actualizando por sí mismo y recordatorios automáticos que impulsan las cosas. Sus equipos pueden concentrarse en la entrega de trabajo y usted puede obtener la información que necesita sin tener que interrumpirlos.

Datos desactualizados

La agilidad empresarial, la capacidad de adaptarse rápidamente a los cambios en su entorno, depende de la capacidad de aprovechar datos en tiempo real. Es fundamental para cualquier empresa con visión de futuro invertir en herramientas que permitan a los gerentes de proyectos encontrar y analizar fácilmente esos datos: esa herramienta no es una hoja de cálculo.

Muchas soluciones de administración de proyectos incluyen herramientas de administración de flujo de trabajo (tales como tableros Kanban digitales), que ayudan a los equipos a visualizar y administrar su trabajo a la vez que proporcionan información sobre el estado para los gerentes de proyectos y de liderazgo. Para obtener más información sobre un trabajo en particular, las partes interesadas pueden ir directamente a la fuente y ver la información de estado, el historial del proyecto y cualquier documentación relevante, todo en un solo lugar. Esto hace que sea más fácil para los PM acceder a datos precisos en tiempo real y generar una toma de decisiones más inteligente.

Project Virtual 

Informes manuales

Sin capacidad de generación de informes integrada, Excel y herramientas similares requieren que los administradores de proyectos dediquen tiempo a crear informes manualmente. Con todo ese esfuerzo manual consolidando datos y generando informes, hay mucho margen de error.

Las soluciones de software de gestión de proyectos tienen capacidades de generación de informes integradas, que le permiten manipular, analizar y comunicar datos exactamente de la manera que lo necesita. También puede crear paneles para mantenerse al tanto de las métricas que más le importen. Entonces, ya sea que necesite crear un resumen de rendimiento trimestral para su equipo ejecutivo o simplemente echar un vistazo rápido a la productividad de su equipo esta semana, la información que necesita está a solo unos clics de distancia.


Finalmente, el propósito de cualquier solución de software es reducir el esfuerzo manual involucrado en una tarea en particular, proporcionar más información de la que sería accesible a través del esfuerzo manual y facilitar la vida del usuario. Si su sistema actual de gestión de proyectos de hojas de cálculo no logra satisfacer ninguna de esas necesidades básicas, es hora de actualizar a una herramienta diseñada específicamente para la gestión de proyecto

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